図書館総合展フォーラム2014 in 新潟参加レポート

2014年7月11日(金)に開催されました図書館総合展2014 in新潟では、約170名の方にご来場いただきまして、盛会のうちに幕を閉じました。今回は、地方開催の運営側つまり舞台裏を知っていただきたく、運営協力委員でありスタッフとしてご参加いただきました糸野泰輔さん(大阪樟蔭女子大学図書館)より参加レポートをお寄せいただきました。

ご協力の方にはフォーラムを聞いていただくよう、担当を調整しておりますが、糸野さんはご好意で開催中もご助力くださいました。誠にありがとうございます。ご執筆いただいた糸野さんに心より御礼申し上げます。

図書館総合展フォーラムin新潟の楽屋裏

1. はじめに

運営協力委員に加えていただいた後、初の総合展フォーラムにあたることから、岡山に引き続きスタッフとして参加させていただきました。そして、このたび運営協力委員からみた地方展について執筆依頼を頂戴したものの、如何せん講演内容は半分も見ておりませんので≪ステージの話が一切でてこない≫スタッフ体験記を書かせていただくことにしました。
この話のはじめにお断りしておかねばならないのは、運営協力委員と地方展のスタッフとは、全く別モノだということです。運営委員会の議事録へのコメントを事務局に送ったり、広報を支援したりする(たとえばFacebookやブログでのお知らせ拡散など)、いわばオンラインだけでもある程度は務まるものです。
これに対して、地方展のスタッフのお仕事はどうでしょうか?
大雑把な流れは岡山と同じでしたので、新潟を例にご紹介したいと思います。

2. 前日・当日の作業

【7月10日(木)】
15時に新潟県立図書館で集合のため、(本数が少ないことから)14時前に新潟駅の万代口と南口の2隊に分かれ、それぞれのバス路線で最寄りのバス停まで何分かかるかを実測。建物に入ってからは、ホール設備を確認した後、関係者控室となる部屋で配布資料の封入を行いました。蛇足ながら、ホール側玄関の外の木にはフクロウがいて、翌朝も(同じフクロウかどうか定かでないものの)だいたい同じ枝にいました。

封入作業は、出展各社が会場あてに送付してきた宅配便をすべて開封し、(1)全員に配布する資料と(2)それ以外(展示ブース用)とに分別し、「(1)らしきもの」を封入する順番で机に並べることから始まります。その作業は、机に対して作業者が1セットの資料を順番にピックアップし、資料を封筒へいれる係の前に積み上げる、ベルトコンベア方式の逆です。棒磁石の磁力線のように、作業者がのべ180回ほど回転することで配布資料が組みあがります。その最終段の封筒詰めをはじめとする様々な作業を、実行委員長もなさっていました。(このあたりに、頭数のタイトさを感じていただけることでしょう)。
これが終わると、玄関ホールの当日の机レイアウトを決めて並べます。その間に関係者控室も様子が変わり、若干数を残して、残りは出展社ブースや受付用に移動します。そして、安全のため、ホールのなかに受付配付資料の段ボールを運び込んだ状態とします。
ここまで来ると、開催前日の作業はだいたい終了。18時30分から本番当日の二次会と同じ会場で「下見」を兼ねた打ち上げを行いました。ちなみに、18時から、同じく新潟駅南口ロータリーに面した会場では妄想図書館「新潟の未来型図書館を思い描こう」が開催されており、その成果は翌日のポスターセッションで展示されました。
設営組のうちこの「妄想図書館」へ挨拶に向かった組が現地合流するのを待たずに、直行組だけで単品で地酒6種の飲み比べをしていました。そこで最も好きな1本を選ぶうちに、2番と3番をこっそり入れ替えてファイナルアンサーを出してもらう悪戯をするなどしつつ楽しいお酒をいただきました。

【7月11日(金)】
関係者は8時40分集合で、当日の設営を開始します。(岡山会場の際も同様の集合時刻でした)。机の追加を設置したり、受付での配布物をホールから運び出したり、といった作業があります。10時半の開演の後しばらくはホール内の調整室で講演内容のTwitter実況をし、11時20分から弁当の受け取り作業のため受付待機。搬入された後は、講師控室への弁当運び込みと、昼食会場に弁当ガラなどの廃棄案内をホワイトボードに描くなどの設営を行いました。
12時15~40分頃の出展社プレゼンテーションでは、司会の岡本さんがタイムウォッチで時間を計るのとは別に、終了30秒前に正面の席で「もうすぐ終了」の紙を見せる係をやっていました。
その次は昼食タイム。12時40分過ぎからの13時半まで、事前予約の弁当を受け取って会場に入る参加者を誘導するために昼食会場前の廊下で待機です。ペットボトル用ゴミ袋や弁当ガラ用段ボールの圧縮といった簡単なメンテナンスも行います。(以上の外、開場時の参加者受付と予約弁当の引き渡しのための名簿照合作業などもありますが、省きます)。

13時半から午後の部のため、参加者をホール内への誘導し終わった段階で、関係者控室での昼食となりました。ホール外ではパネル討論1が終了する15時15分までの間、あまり大きな作業はありません。配達してもらった弁当ガラを講師控室や昼食会場から集めて弁当業者に引き渡したり、昼食会場の忘れ物チェックをしたりする程度です。
15時45分にパネル討論2が始まると、出展社ブースの撤収のため、途端に慌ただしくなります。宅配便での搬入に使われた段ボールに、展示物やビラが詰め込まれ、伝票を貼られたのち、主催者として出したゴミとともに、まとめて東京に送るための箱台車に詰め込まれます(この状態で運送業者に引き渡します)。この作業は、17時の閉演までに終えなくてはなりません。
会場内で最後にやるのは後片付けです。掃除機を会場(新潟県立図書館様)からお借りして関係者控室をスタッフ二人で掃除のうえ、机・椅子の現状復旧を行いました。机は何らかの目印に合わせて配置されていたりするので、会場館の職員に指示をいただきながらの作業となります。
そして、復旧確認が終わったところで18時30分開始の懇親会めがけて、会場へタクシー移動します。この日、最後に担当した作業は、懇親会会場前の誘導でした。

3. 最後に:地方展スタッフのお誘い

このレポートからお分かりいただけるように、特に身構える必要があるような作業はありません。とくにマニュアルはありませんし、当日指示を受けながら作業をする感じです。
列整理のスキルもとくに必要ありません。(最後尾札も必要ないぐらいに!)集合時刻どおりに来れば、なんとかなります!
平日に休暇が取りづらい方も多いこととは思いますが、開催回数も以前より増えておりますので、お近くで開催される機会があればぜひ一度、体験されてみてはいかがでしょう?

最後になりますが、今年の第16回総合展(パシフィコ横浜では11月5日(木)からの3日間開催)。まで残り3か月を切りましたが、今年も楽しいイベントになるよう携わらせていただきたいと思います。



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